تطبيق Docutain في الاختبار - مسح المستندات ضوئيًا وإدارتها

الاختبار: Docutain

الخصوصية والأمن

قبل تثبيت التطبيق ، أردت أن أعرف كيف دوكوتين يتعامل مع البيانات وتراخيص الوصول التي يتطلبها التطبيق.

Docutain هو تطبيق "صنع في ألمانيا" ويأتي من INFOSOFT Information and Documentation Systems GmbH مقرها في كوبلنز. الشركة شفافة في التعامل مع البيانات.

جميع البيانات ستكون حصريًا محليًا المخزنة على الجهاز النهائي ويمكن أيضًا الوصول إليها بواسطة المستخدم بامتداد ترميز يتم توفيرها. يمنع التشفير الأطراف الثالثة من قراءة المستندات بنص عادي. إذا قمت بتحميل بيانات التطبيق المشفرة في السحابة ، فلا داعي للقلق من أن الجهات الخارجية التي لديها إمكانية الوصول إلى السحابة ستتمكن أيضًا من الوصول إلى المستندات. المفتاح المستخدم للتشفير هو مفتاح أدخله المستخدم أثناء الإعداد الأولي كلمة المرور ولدت. يجب تذكر كلمة المرور هذه جيدًا ، لأنه حتى يتمكن Docutain من ضمان أقصى درجات الأمان للمستخدم ، لا يتم حفظ كلمة المرور مطلقًا في Docutain. لذلك لا توجد طريقة لاستعادة كلمة المرور في حالة فقدها.

تقارير وإحصاءات الشوائب لاستخدام التطبيق ، يتم حفظها بواسطة Microsoft App Center. يعد جمع بيانات التحليل هذه أمرًا شائعًا ، ولكنها مجهولة المصدر ولا تحتوي على أي بيانات شخصية.

مات أذونات الوصول يشتمل التطبيق على الكاميرا ، التي تُستخدم لمسح المستندات ضوئيًا ، وذاكرة تخزين المستندات الممسوحة ضوئيًا والوصول إلى الإنترنت ، إذا كنت ترغب في نقل البيانات إلى السحابة.

الأغراض والوظائف

مسح سهل وسريع

وعود Docutain مع أي نوع من المستندات للحصول على جانب. أمثلة التطبيق هي:

• رقمنة الفواتير والإيصالات
• إدارة العقود من أي نوع
• مسح وإدارة الوصفات من الصحف أو لقطات الشاشة
• ملخص لتعليمات التشغيل
• رقمنة الواجبات وأوراق العمل

لذا لإجراء تشغيل تجريبي ، أمسكت بمجلد وفحصت أنواعًا مختلفة من المستندات.

كان المسح الأول سريعًا وسهلاً بشكل مدهش. امسك كاميرا هاتفك الذكي فوق المستند ، وانتظر التراكب الأخضر وسيقوم Docutain بالباقي. في ال الوضع التلقائي لتشغيل التطبيق بمحاذاة مثالية دون تدخل المستخدم. في ال الوضع اليدوي كما يوحي الاسم ، يجب على المستخدم تشغيل زر التحرير بنفسه.

ظروف الإضاءة المثالية أو الخلفية عالية التباين ليست شرطًا أساسيًا. في معظم الحالات ، كان الفحص يعمل دون أي عوائق. إذا كانت المسافة إلى المستند غير صحيحة ، فإن التطبيق ينصح المستخدم بتحريك الكاميرا بالقرب من المستند. يتم الشحذ والقص والمحاذاة في المعالجة التلقائية اللاحقة. بالطبع ، من الممكن أيضًا إجراء المعالجة الخاصة بك (القطع ، التدوير ، التصفية).

إدارة شاملة

يمكن إرسال المستندات الممسوحة ضوئيًا باستخدام الفوقية (الاسم والتاريخ والكلمات الرئيسية والعنوان والمبلغ والملاءمة الضريبية) وبعد ذلك أنواع المستندات تصنيف (فواتير ، وصفات طبية ، شهادات ، إلخ).

على غرار المجلد الكلاسيكي - فقط رقمي - يمكن البحث عن جميع المستندات المخزنة في Docutain باستخدام البيانات الوصفية المتوفرة. مع مساعدة من OCR (التعرف على النص) حتى أنه من الممكن البحث مباشرة في محتوى نص المستندات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن مشاركة المستندات كملف PDF أو صورة (JPG) قابلة للبحث من داخل التطبيق.

PDF والسحابة

من حيث المبدأ ، يحفظ Docutain جميع المستندات بتنسيق ملف لا يمكن فتحه إلا باستخدام Docutain. ال تصدير إلى تنسيق PDF يمكن تفعيله عبر الإعدادات ، لكنه غير متاح لمستخدمي إصدار Pro.

الميزة العملية لتكون قادرًا على استخدام Docutain عبر الأجهزة من أي مكان هي اتصال السحابة. يتم دعم موفري الخدمات السحابية التالية: Dropbox و Google Drive و OneDrive و OneDrive Business و STRATO HiDrive و MagentaCloud و Web.de و GMX Cloud و Box و WebDAV و Nextcloud و ownCloud.

iOS و Android و Windows

يمكن تثبيت Docutain على أي جهاز تقريبًا. يمكن لمستخدمي Apple iOS و Android استخدام التطبيق بالكامل مجانًا في متجر التطبيقات المعني تحميل. لحسن الحظ ، لا تستخدم INFOSOFT الإعلانات. الترقية إلى Docutain Pro ممكنة كعملية شراء وتكاليف داخل التطبيق لمرة واحدة 4,99 يورو. يوفر Docutain Pro ، من بين أشياء أخرى ، مسحًا للدفعات ووظيفة تذكير وخيار استيراد ملفات PDF. فيما يلي نظرة عامة على ميزات Pro:

بالإضافة إلى التطبيق ، يتوفر Docutain أيضًا كملف تطبيق Windows. على عكس إصدار التطبيق ، يعد إصدار سطح المكتب جزءًا من ملف فترة تجريبية لمدة 14 يومًا صالحة للاستخدام مجانًا. بعد مرحلة الاختبار ، يمكن استخدام Docutain Desktop لـ 24,99 يورو سنويًا / 2,99 يورو شهريًا (العمل: 199,00 يورو / 19,99 يورو). عند شراء ترخيص سطح مكتب Windows ، يتم تنشيط Docutain Pro تلقائيًا على الأجهزة المحمولة.

Klimaschutz

أولئك الذين يستخدمون Docutain يساهمون أيضًا في حماية المناخ. كشريك في مشروع تشجير الأمة الشجرية يساعد Docutain في إعادة زراعة كوكبنا. المستندات الممسوحة ضوئيًا تعني الأشجار التي تفيد مشروع Tree-Nation.

في وقت كتابة هذه المقالة ، تم استخدام Docutain بالفعل 14857 شجرة ساهم في المشروع! يمكنك معرفة عدد الأشجار التي ساهمت بها بنفسك عبر عنصر القائمة "حماية المناخ" في التطبيق.

يمكنك العثور على مزيد من المعلومات حول حماية المناخ Docutain على: docutain.de/Klimaschutz

نتيجة الاختبار